Политика конфиденциальности

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – «Политика») определяет порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, а также меры по обеспечению безопасности персональных данных в ООО «ТопХит» (далее – «Общество») с целью защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Настоящая Политика составлена на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года, а также иных нормативно-правовых актов Российской Федерации в области защиты и обработки персональных данных и действует в отношении всех персональных данных (далее – «Персональные данные»), которые Общество может получить от субъекта Персональных данных.

1.3. Общество обеспечивает защиту обрабатываемых Персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, неправомерного использования или утраты в соответствии с требованиями законодательства РФ.

1.4. Настоящая Политика, а также любые изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом Генерального директора Общества и являются обязательными для исполнения всеми работниками, имеющими доступ к Персональным данным субъектов Персональных данных.

1.5. Для обеспечения неограниченного доступа к настоящей Политике в исполнении п. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных действующая Политики является общедоступным документом, декларирующим для любых заинтересованных лиц основы деятельности Общества при обработке Персональных данных. К настоящей Политике имеет доступ любой субъект Персональных данных.

1.6. Настоящая Политика распространяется на все Персональные данные субъектов Персональных данных, обрабатываемые Обществом с применением средств автоматизации и без применения таковых.

1.7. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечению 75 лет срока хранения, если иное не определено действующим законодательством РФ.

2. Термины, используемые в настоящей Политике

Для целей настоящей Политики используются следующие понятия:

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

Субъект Персональных данных – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с Обществом, работник Общества, а также иные категории лиц, указанные в настоящей Политике;

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку Персональных данных, а также определяющие цели обработки Персональных данных, состав Персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с Персональными данными;

Обработка Персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с Персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение Персональных данных;

Автоматизированная обработка Персональных данных – обработка Персональных данных с помощью средств вычислительной техники

Распространение Персональных данных - действия, направленные на раскрытие Персональных данных неопределенному кругу лиц;

Блокирование Персональных данных - временное прекращение обработки Персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения Персональных данных);

Уничтожение Персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание Персональных данных в информационной системе Персональных данных и/или в результате которых уничтожаются материальные носители Персональных данных;

Обезличивание Персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность Персональных данных конкретному субъекту Персональных данных;

Информационная система Персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных Персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

Трансграничная передача Персональных данных - передача Персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;

Конфиденциальная информация — это совокупность сведений, в отношении которых существует запрет на их передачу лицами, имеющими доступ к таким сведениям, третьим лицам без согласия правообладателя;

Конфиденциальность Персональных данных – обязательство Общества и иных лиц, получивших доступ к Персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять Персональные данные без согласия субъекта Персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

3. Принципы и цели обработки Персональных данных

3.1. Обработка Персональных данных в Обществе осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников Общества и других субъектов Персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

обработка Персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
обработка Персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
не допускается обработка Персональных данных, не совместимая с целями сбора Персональных данных;
не допускается объединение баз данных, содержащих Персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой;
обработке подлежат только Персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
содержание и объем обрабатываемых Персональных данных соответствует заявленным целям обработки. Не допускается избыточность обрабатываемых Персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
при обработке Персональных данных обеспечиваются точность Персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки Персональных данных. Общество принимает необходимые меры либо обеспечивает их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных Персональных данных;
хранение Персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта Персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки Персональных данных, если срок хранения Персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект Персональных данных;
обрабатываемые Персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.2. Общество обрабатывает Персональные данные в целях:

обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов Общества;
регулирования трудовых отношений с работниками Общества (содействие в трудоустройстве, обучение и продвижение по службе, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов Персональных данных;
подготовки, заключения, исполнения и прекращения договоров с контрагентами;
формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности Общества, его структурных подразделений;
исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
осуществления прав и законных интересов Общества в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами Общества или третьих лиц либо достижения общественно значимых целей;
в иных законных целях.

4. Перечень субъектов, Персональные данные которых обрабатываются Обществом. Источники получения Персональных данных

4.1. Общество обрабатывает Персональные данные следующих категорий субъектов:

работники, состоящие в трудовых отношениях с Обществом;
работники структурных подразделений, находящиеся в трудовых отношениях с Общество;
кандидаты на замещение вакантных должностей Общества;
физические лица, посещающие Общество, обработка данных которых необходима для однократного пропуска таких лиц в помещения Общества;
физические лица, посещающие сайты Общества и иные электронные сервисы Общества, которые с использованием автоматизированной системы обработки Персональных данных собирают указанные Персональные данные, полученные в автоматическом режиме от устройств и Программного обеспечения физических лиц;
другие субъекты Персональных данных (для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 3 настоящей Политики).

4.2. Источниками получения Персональных данных, обрабатываемых Обществом, являются:

непосредственно субъекты Персональных данных (в том числе работники Общества, кандидаты на замещение вакантных должностей, члены органов управления и контрольных органов Общества, посетители, контрагенты);
Федеральная налоговая служба РФ, иные государственные органы и уполномоченные организации в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ;
иные источники получения Персональных данных для обеспечения реализации целей обработки, указанных в разделе 3 настоящей Политики.

5. Перечень Персональных данных, обрабатываемых в Обществе

5.1. Перечень Персональных данных, обрабатываемых в Обществе, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами Общества с учетом целей обработки Персональных данных, указанных в разделе 3 настоящей Политики. Общество не обрабатывает Персональные данные, которые являются избыточными по отношению к указанными целям обработки или несовместимы с такими целями.

5.2. Обработка специальных категорий Персональных данных, касающихся данных, раскрывающих расовое или этническое происхождение, политические и религиозные взгляды, членство в профессиональном союзе, а также обработка генетических и биометрических данных для однозначной идентификации физического лица, или философских убеждений, интимной жизни, в Обществе не осуществляется.

6. Обработка Персональных данных

6.1. Все Персональные данные Общество получает от самого субъекта Персональных данных. В соответствии с законодательством РФ, обязательным условием обработки Персональных данных субъекта Персональных данных является письменное согласие субъекта Персональных данных, получаемое [ПW1] Обществом от всех субъектов Персональных данных. Письменное согласие субъекта Персональных данных означает также согласие такого субъекта Персональных данных с условиями настоящей Политики.

Если Персональные данные субъекта можно получить только у третьей стороны, то субъект Персональных данных должен быть уведомлен об этом или от него должно быть получено соответствующее согласие.

6.2. Общество обязано сообщить субъекту Персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения Персональных данных, характере подлежащих получению Персональных данных, перечне действий с Персональными данными, сроке, в течение которого действует согласие и порядке его отзыва, а также о последствиях отказа субъекта Персональных данных дать письменное согласие на их получение.

6.3. Документы, содержащие Персональные данные, создаются путем:

копирования оригиналов документов (паспорт, документ об образовании, свидетельство ИНН, пенсионное свидетельство и др.);
внесения сведений в учетные формы;
получения оригиналов необходимых документов (трудовая книжка, медицинское заключение, характеристика и др.).

6.4. Без согласия субъекта Персональных данных Общество осуществляет обработку Персональных данных в следующих случаях:

обработка Персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом;
обработка Персональных данных необходима для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Общество функций, полномочий и обязанностей;
осуществляется обработка Персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом;
обработка Персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов Общества или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта Персональных данных;
осуществляется обработка Персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом Персональных данных либо по его просьбе;
обработка Персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект Персональных данных, в том числе в случае реализации Обществом своего права на уступку прав (требований) по такому договору, а также заключения договора по инициативе субъекта Персональных данных или договора, по которому субъект Персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
в иных случаях, прямо предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных.

6.5. Трансграничная передача Персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов Персональных данных, может осуществляться в случаях: - наличия согласия в письменной форме субъекта Персональных данных на трансграничную передачу его Персональных данных; - предусмотренных международными договорами Российской Федерации; - предусмотренных федеральными законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения безопасности устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства; - исполнения договора, стороной которого является субъект Персональных данных; - защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта Персональных данных или других лиц при невозможности получения согласия в письменной форме субъекта Персональных данных.

6.6. Персональные данные субъектов могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение, как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Персональные данные, зафиксированные на бумажных носителях, хранятся в запираемых шкафах, ящиках или сейфы, либо в запираемых помещениях с ограниченным правом доступа. Персональные данные субъектов, обрабатываемые с использованием средств автоматизации в разных целях, хранятся в разных папках (вкладках).

6.7. Не допускается хранение и размещение документов, содержащих Персональные данные, в открытых электронных каталогах (файлообменниках).

6.8. Хранение Персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта Персональных данных, осуществляется не дольше, чем этого требуют цели их обработки и они подлежат уничтожению по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.

6.9. В отношении Персональных данных Общество осуществляет действия (операции) или совокупность действий (операций), совершаемых как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, персональных данных.

6.10. Общество использует смешанный (с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации) способ обработки Персональных данных с передачей информации по внутренней локальной сети Общества и с передачей информации по информационно-телекоммуникационной сети Интернет. При обработке Персональных данных с использованием средств автоматизации Общество использует в том числе информационные технологии и технические средства, включая средства вычислительной техники, информационно-технологические комплексы и сети, средства и системы передачи, приема и обработки персональных данных, программные средства (операционные системы, системы управления базами данных и др.), средства защиты информации, применяемые в информационных системах.

6.11. Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение Персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением предусмотренных законодательством случаев.

6.12. Обработка Персональных данных осуществляется на основании условий, определенных законодательством РФ.

6.13. Сроки обработки персональных данных определяются в соответствии со сроком, указанным в согласии субъекта Персональных данных, а также в соответствии с иными требованиями законодательства РФ и нормативными документами Общества.

6.14. Общество прекращает обработку Персональных данных в случаях:

достижение цели обработки Персональных данных;
изменение, признание утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки Персональных данных;
выявление неправомерной обработки Персональных данных, осуществляемой Обществом;
отзыв субъектом Персональных данных согласия на обработку его Персональных данных, если в соответствии с положениями Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» обработка этих Персональных данных допускается только с согласия субъекта Персональных данных.

6.15. Уничтожение Обществом Персональных данных осуществляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

7. Функции Общества при осуществлении обработки Персональных данных

7.1. Общество при осуществлении обработки Персональных данных:

принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области Персональных данных;
принимает правовые, организационные и технические меры для защиты Персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения Персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении Персональных данных;
назначает лицо, ответственное за организацию обработки Персональных данных в Обществе;
издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты Персональных данных в Обществе;
осуществляет ознакомление работников Общества с положениями законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области Персональных данных, в том числе требованиями к защите Персональных данных, и обучение указанных работников;
публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
сообщает в установленном порядке субъектам Персональных данных или их представителям информацию о наличии Персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими Персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов Персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Российской Федерации;
прекращает обработку и уничтожает Персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области Персональных данных;
совершает иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области Персональных данных.

8. Условия обработки персональных данных в Обществе

8.1. Обработка Персональных данных в Обществе осуществляется с согласия субъекта Персональных данных на обработку его Персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации в области Персональных данных.

8.2. Общество без согласия субъекта Персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет Персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.3. Предоставление Персональных данных субъекта сотрудникам государственных органов производится в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и настоящей Политики.

8.4. Общество вправе поручить обработку Персональных данных другому лицу с согласия субъекта Персональных данных на основании заключаемого с этим лицом договора. Договор должен содержать перечень действий (операций) с Персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку Персональных данных, цели обработки, обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность Персональных данных и обеспечивать безопасность Персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых Персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О Персональных данных».

8.5. В целях внутреннего информационного обеспечения Общество может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта Персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, год и место рождения, адрес, абонентский номер, адрес электронной почты, иные Персональные данные, сообщаемые субъектом Персональных данных.

8.6. Доступ к обрабатываемым в Обществе Персональным данным разрешается только работникам Общества, работа которых требует знания Персональных данных или связана с обработкой этих данных, в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Использование Персональных данных возможно только в соответствии с целями, определившими их получение.

8.7. Перечень работников, имеющих доступ к Персональным данным работников, утверждается приказом Генерального директора Общества. Работники, не включенные в такой приказ, но в силу своих должностных обязанностей работающих с Персональными данными работников, получают доступ к Персональным данным после ознакомления с настоящей Политикой, а также подписания обязательства о неразглашении Персональных данных.

9. Права субъектов Персональных данных

9.1. Субъекты Персональных данных имеют право на:

полную информацию о своих Персональных данных, обрабатываемых в Обществе;
доступ к своим Персональным данным, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей их Персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
уточнение своих Персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если Персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
отзыв согласия на обработку Персональных данных;
принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
обжалование действия или бездействия Общества, осуществляемого с нарушением требований законодательства Российской Федерации в области Персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов Персональных данных или в суд;
осуществление иных прав, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

10. Меры, принимаемые Обществом для обеспечения выполнения обязанностей Общества при обработке Персональных данных

10.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения Обществом обязанностей Общества, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области Персональных данных, включают:

назначение лица, ответственного за организацию обработки Персональных данных в Обществе;
принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты Персональных данных;
организацию обучения и проведение методической работы с работниками структурных подразделений администрации Общества, в обязанности которых входит обработка Персональных данных;
получение согласий субъектов Персональных данных на обработку их Персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
обособление Персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, от иной информации, в частности путем их фиксации на отдельных материальных носителях Персональных данных, в специальных разделах;
обеспечение раздельного хранения Персональных данных и их материальных носителей, обработка которых осуществляется в разных целях и которые содержат разные категории Персональных данных;
установление запрета на передачу Персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны, и сетям Интернет без применения установленных в Обществе мер по обеспечению безопасности Персональных данных (за исключением общедоступных и (или) обезличенных Персональных данных);
хранение материальных носителей Персональных данных с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность Персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним;
осуществление внутреннего контроля соответствия обработки Персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите Персональных данных, настоящей Политике, локальным нормативным актам Общества;
иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области Персональных данных.

10.2. Меры по обеспечению безопасности Персональных данных при их обработке в информационных системах устанавливаются в соответствии с настоящей Политикой, иными локальными нормативными актами Общества, регламентирующими вопросы обеспечения безопасности Персональных данных при их обработке в информационных системах Общества.

11. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области Персональных данных, в том числе требований к защите Персональных данных

11.1. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области Персональных данных, в том числе требований к защите Персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки Персональных данных в Обществе законодательству Российской Федерации и локальным нормативным актам Общества в области Персональных данных, в том числе требованиям к защите Персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области Персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к Персональным данным, устранения последствий таких нарушений.

11.2. Внутренний контроль за соблюдением Обществом законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов Общества в области Персональных данных, в том числе требований к защите Персональных данных, осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки Персональных данных в Обществе.

11.3. Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области Персональных данных при обработке Персональных данных субъекта, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

ВОПРОСЫ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

Если у вас возникают вопросы или опасения по поводу политики конфиденциальности TopHit или по поводу обработки данных, если вы хотите обратиться к нашему европейскому директору по защите данных или подать жалобу о возможном нарушении местного законодательства о конфиденциальности, свяжитесь с нами используя любой метод, указанный на нашем веб-сайте в разделе "Контакты" ("Contacts"). С нами можно в любое время связаться, позвонив по соответствующему номеру.

Все обращения по вопросам конфиденциальности, а также о личной информации, полученной по запросу на доступ к данным или их загрузку, передаются в специальный отдел, сотрудники которого оценивают их и пытаются найти решение проблемы. Если ваша проблема требует более детального рассмотрения, они могут обратиться к вам для получения дополнительных сведений. Если вы недовольны полученным ответом, направьте жалобу в соответствующий орган своей страны, установленный законодательством.

Компания TopHit периодически обновляет политику конфиденциальности. В случае внесения существенных изменений в настоящую политику на нашем веб-сайте будет размещено соответствующее уведомление, а также опубликована обновленная политика.